JOB DESCRIPTION
เจ้าหน้าที่ควบคุมเอกสารอาวุโส
Senior Document Control • Security and Quality Department
Position
Senior Document Control
Education
ปริญญาตรีทุกสาขา
Language
English Communication
ความรับผิดชอบหลัก / กิจกรรมหลัก
Key Responsibilities and Activities
| 01 | ประเมินความปลอดภัยในสถานที่ปฏิบัติงาน และสถานที่จัดเก็บเอกสาร |
|---|---|
| 02 | ควบคุมการจัดเก็บ การเรียกใช้ข้อมูล และเอกสารแบบฟอร์ม รวมถึงแจกจ่ายเอกสารให้เป็นตามมาตรฐาน |
| 03 | จัดทำฐานข้อมูลในการควบคุมเอกสารและแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องภายในบริษัท |
| 04 | อัพเดทเอกสาร ขึ้นทะเบียน และบันทึกข้อมูล คู่มือที่ได้รับมาจากหน่วยงานภายนอก หรือสายการบินลูกค้า |
| 05 | อัพเดทเอกสาร ขึ้นทะเบียน และบันทึกข้อมูล คู่มือภายในบริษัท รวมถึงแจ้งผู้เกี่ยวข้องให้รับทราบในการปรับปรุงความเป็นปัจจุบันตามมาตรฐานที่กำหนด |
| 06 | อัพเดทข้อมูล ประกาศของฝ่าย หรือของ Document Control และประชาสัมพันธ์ผ่านระบบ Staff Portal |
| 07 | ควบคุมรูปแบบระยะเวลาของการจัดเก็บเอกสารภายในบริษัท (Internal Master List) |
| 08 | ควบคุมการทำลายเอกสารที่ไม่เป็นปัจจุบัน หรือพ้นระยะเวลาของการจัดกับเอกสารเฉพาะเอกสารที่ได้รับการขึ้นทะเบียนโดยฝ่าย SSQ |
| 09 | จัดเก็บสำรองข้อมูล ในเรื่องเอกสารควบคุมภายในบริษัท |
| 10 | จัดเก็บเอกสาร หลักฐาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับฝ่ายต่างๆ เช่น ฝ่ายปฏิบัติการภาคพื้น ฝ่ายขนส่งสินค้า และฝ่ายซ่อมบำรุง |
| 11 | ควบคุมและจัดการเอกสารให้เป็นไปตามขั้นตอนหรือมาตรฐานที่กำหนดไว้ (เช่น การกำหนดรหัสเอกสาร รูปแบบ การออก การตรวจสอบ การจัดส่ง การบันทึก และการจัดเก็บ) พร้อมทั้งส่งเสริมการใช้แบบฟอร์มและแม่แบบที่เป็นมาตรฐาน |
| 12 | รับผิดชอบเป็นผู้ประสานงานโครงการ วางแผน ในการให้คำปรึกษา ตรวจสอบ แก้ไข เปลี่ยนแปลง หรือขึ้นทะเบียนเอกสารใหม่ คู่มือขั้นตอนการทำงานใหม่ ที่ได้รับมาจากหน่วยงานต่างๆ |
| 13 | ประสานงานการขึ้นทะเบียนเอกสาร และคู่มือที่เกี่ยวข้อง ต่อสำนักงานการบินพลเรือนแห่งประเทศไทย (CAAT) |
| 14 | จัดเก็บเอกสารในรูปแบบฉบับพิมพ์ (Hard Copy) และรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Copy) |
| 15 | รวบรวมความต้องการในการสั่งซื้อ และควบคุมการสั่งซื้อคู่มือ IATA รวมถึงการจัดการระบบเข้าถึงคู่มือ IATA |
คุณสมบัติประจำตำแหน่ง
Job Specifications
| วุฒิการศึกษา Education Background |
ปริญญาตรีทุกสาขา |
| ประกาศนียบัตร/ใบอนุญาต Certification/Licensing |
- |
| ประสบการณ์การทำงาน Professional Experiences |
มีประสบการณ์ทำงานในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างน้อย 2 ปี และมีประสบการณ์รับผิดชอบงานด้านระบบการจัดการความปลอดภัย / คุณภาพ |
| คุณสมบัติอื่น ๆ Other |
- |
ความสามารถประจำตำแหน่ง
Key Competencies
ความรู้ Knowledge
- การประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
- ความรู้ด้านมาตรฐาน ISO ที่เกี่ยวข้อง เช่น ISO 9001, ISO 45001
- การควบคุมฉบับของเอกสารและระบบจัดเก็บทั้ง Physical และ Digital
- การสื่อสารและการจัดทำรายงานเอกสารทางเทคนิค
- ระบบการจัดการเอกสาร (Document Control System)
ทักษะ Skills
- การจัดระบบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
- การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐาน เช่น Microsoft Office, Excel, Word, SharePoint
- การสื่อสารและประสานงานกับหลายฝ่าย
- การวิเคราะห์ปัญหาและเสนอแนวทางแก้ไข
- การจัดลำดับความสำคัญของงาน
ความสามารถ Abilities
- ทำงานภายใต้แรงกดดันและรักษาความถูกต้องของข้อมูล
- ปฏิบัติงานเชิงรุก (Proactive) ในการติดตามเอกสารหรือฉบับของเอกสารต่าง ๆ
- เข้าใจและประยุกต์ใช้ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและคุณภาพในงานเอกสาร
- เรียนรู้ระบบหรือซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสาร
- ทำงานร่วมกับทีมข้ามสายงาน