JOB DESCRIPTION

ผู้เชี่ยวชาญด้านการควบคุมเอกสาร

Document Control Professional • Safety, Security and Quality Department

Position
Document Control Professional
Education
ปริญญาตรีทุกสาขา
Certification
English Communication
ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities) หน้าที่หลัก/กิจกรรมหลัก (Key Responsibilities and Activities)
01กำกับดูแลและตรวจสอบ การประเมินความปลอดภัยของสถานที่ปฏิบัติงานและบริเวณพื้นที่การจัดเก็บเอกสาร รวมถึงตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้มีการปฏิบัติตามมาตรการความปลอดภัยอย่างเคร่งครัด
02บริหารจัดการ ขั้นตอนระบบต่างๆ ของเอกสาร (Document Lifecycle) ตั้งแต่การจัดเก็บ การเรียกใช้ข้อมูล และการแจกจ่ายเอกสาร/แบบฟอร์ม ให้เป็นไปตามมาตรฐาน และหลักปฏิบัติที่กำหนดไว้
03จัดตั้งและดูแลระบบฐานข้อมูลหลัก ที่ใช้สำหรับเป็นฐานข้อมูลสำหรับการควบคุมเอกสารและแบบฟอร์มที่เกี่ยวข้องทั้งหมดภายในองค์กร เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาและตรวจสอบสถานะความเป็นปัจจุบัน
04ควบคุมและดูแลกระบวนการ การรับเอกสารจากภายนอก (คู่มือ/ข้อมูลจากลูกค้าหรือสายการบิน) ให้มีการขึ้นทะเบียน อัพเดต และบันทึกข้อมูล อย่างถูกต้องและทันเวลา
05รับผิดชอบการปรับปรุงแก้ไขและการขึ้นทะเบียนเอกสารภายในบริษัท พร้อมทั้งดูแลในการสื่อสารการแจ้งรายละเอียดข้อมูลให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลง เพื่อรักษาความเป็นปัจจุบันของเอกสารตามมาตรฐานที่องค์กรกำหนด
06กำกับดูแล การจัดทำ การปรับปรุง และการเผยแพร่ข้อมูล/ประกาศของฝ่าย SSQ รวมถึง จัดการดูแลการประชาสัมพันธ์ ผ่านระบบ Staff Portal หรือช่องทางที่เหมาะสมเพื่อให้มั่นใจว่าบุคลากรได้รับข้อมูลอย่างทั่วถึง
07กำหนดและควบคุม รูปแบบและระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของบริษัท (Internal Master List) เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดด้านกฎหมายและนโยบายภายในองค์กร
08ควบคุมและอนุมัติกระบวนการ การทำลายเอกสารที่ไม่เป็นปัจจุบันหรือเอกสารที่สิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บ โดยเฉพาะเอกสารที่ถูกขึ้นทะเบียนอย่างถูกต้อง ให้เป็นไปตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ เพื่อรักษาความลับและความปลอดภัยของข้อมูล
09บริหารจัดการ ระบบการจัดเก็บสำรองข้อมูล (Backup) ของเอกสารควบคุมภายในบริษัท เพื่อให้เกิดความมั่นใจในความพร้อมในการใช้งานและความปลอดภัยของข้อมูลในกรณีที่เกิดเหตุฉุกเฉิน
10กำกับดูแลการจัดเก็บ เอกสารสำคัญ หลักฐาน และข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับหน่วยงานหลักต่าง ๆ (เช่น ฝ่ายปฏิบัติการภาคพื้น, ฝ่ายขนส่งสินค้า, ฝ่ายซ่อมบำรุง) เพื่อให้ง่าย สะดวกต่อการเรียกใช้และรองรับการตรวจสอบคุณภาพภายในและภายนอก
11บริหารจัดการและควบคุม ระบบเอกสารทั้งหมดให้เป็นไปตามมาตรฐานและขั้นตอนที่กำหนด (รวมถึงการกำหนดรหัส รูปแบบ การตรวจสอบ การจัดส่ง และการจัดเก็บ) พร้อมทั้ง ส่งเสริมการใช้ แบบฟอร์มให้อยู่ในรูปแบบที่เป็นมาตรฐานทั่วทั้งองค์กร
12รับผิดชอบและเป็นผู้นำ ในการประสานงานโครงการและวางแผนการดำเนินงานสำหรับการให้คำปรึกษา ตรวจสอบ แก้ไขเปลี่ยนแปลง หรือการขึ้นทะเบียนเอกสารและคู่มือขั้นตอนการทำงานใหม่ ที่เสนอโดยหน่วยงานต่างๆ
13รับผิดชอบหลักในการประสานงาน กับสำนักงานการบินพลเรือนแห่งประเทศไทย (CAAT) ในการยื่นขอขึ้นทะเบียนเอกสารและคู่มือที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎหมายการบิน
14บริหารจัดการดูแลขั้นตอน การสั่งซื้อ และการควบคุมคู่มือ IATA (International Air Transport Association) รวมถึงกำกับดูแลระบบการเข้าถึงคู่มือดังกล่าวเพื่อให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องสามารถใช้งานได้ตามความจำเป็น
4. คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specifications)
วุฒิการศึกษา (Education Background)ปริญญาตรีทุกสาขา
ประกาศนียบัตร/ใบรับรองทางวิชาชีพ/ใบอนุญาต (Certification/Licensing)-
ประสบการณ์การทำงาน (Professional Experiences)มีประสบการณ์ทำงานในตำแหน่งที่คล้ายคลึงกันอย่างน้อย 2 ปี และมีประสบการณ์รับผิดชอบงานด้านระบบการจัดการความปลอดภัย / คุณภาพ
คุณสมบัติอื่น ๆ (Other)-
5. ความสามารถประจำตำแหน่ง (Key Competencies)
K
ความรู้ Knowledge
  • ความรู้ในการประเมินความเสี่ยง (Risk Assessment)
  • ความรู้ด้านมาตรฐาน ISO ที่เกี่ยวข้อง เช่น ISO 9001, ISO 45001
  • การควบคุมฉบับของเอกสารและระบบจัดเก็บทั้ง Physical และ Digital
  • การสื่อสารและการจัดทำรายงานเอกสารทางเทคนิค
  • ระบบการบริหารและจัดการคุณภาพ (Quality Management System)
  • ระบบการจัดการควบคุมเอกสาร (Document Control System)
S
ทักษะ Skills
  • การจัดระบบเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพ
  • การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์พื้นฐาน เช่น Microsoft Office, Excel, Word, SharePoint
  • การสื่อสารและประสานงานกับหลายฝ่าย
  • การวิเคราะห์ปัญหาและเสนอแนวทางแก้ไข
  • การจัดลำดับความสำคัญของงาน
A
ความสามารถ Abilities
  • ความสามารถในการทำงานภายใต้แรงกดดันและรักษาความถูกต้องของข้อมูล
  • ความสามารถในการปฏิบัติงานเชิงรุก (Proactive) ในการติดตามเอกสารหรือฉบับของเอกสารต่าง ๆ
  • ความสามารถในการเข้าใจและประยุกต์ใช้ข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและคุณภาพในงานเอกสาร
  • ความสามารถในการเรียนรู้ระบบหรือซอฟต์แวร์ใหม่ ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานเอกสาร
  • ความสามารถในการทำงานร่วมกับทีมข้ามสายงาน
Job Description • Document Control Professional